KAIZEN会議
少し未来の話になるかもですが、パートナーモデル・代理店モデルがうまくいくとルーチンの仕事も売上に合わせて増えていきます。
パートナー営業・代理店営業の危険なところは、仕組み化されれば何もしなくても日々やる仕事があるということです。
自分にくる仕事をこなしていれば仕事した感が出てしまう危うさがあります。
経営視点だと仕組みが回っているので問題ないかもしれませんが、1ビジネスマンとしてはこんなに面白くないことはありません。悪くいうとまさに会社の歯車です。
なのでやはり自分にしかできないような、今しかできないような攻めの企画や営業を担当パートナー様・代理店様にしていくべきだと思います。
そのために必要なのは業務の改善です。
ここでは私が実際にKAIZEN会議と銘打って業務改善した方法をご紹介するのでご参考下さいませ。
サイボウズの記事でも紹介されてるので、こちらも合わせて見てみると参考になります。
流れとしては下記3つです。
1.業務棚卸し
2.優先順位つけ
3.解決策のディスカッション
打合せ時間としては2時間くらいあると安心かなと思います。
それでは順番に見ていきます。
1.業務棚卸し
ここではあなたとあなたのチームメンバーとで、今のルーチンや突破的な仕事などすべて棚卸しします。
おススメは俄然、ポストイットでのブレストです。
私は元々
「ポストイットでワークショップ？なんかこそばゆいし、やってる感出してるだけで意味ないっしょ。そんな時間あったらお客様先行ってこいよ。」
的なクソみたいな斜めから見ていましたが、今は考え方が180度変わりました笑
かなり有効なツールです。万が一私と同じ偏屈した方がいれば一度実践して見てください。
およそ10-15分くらいでざっとポストイットに今の業務を書き出しましょう。
ブレストなので、粒度も関係なし、もちろんMECEでなくて大丈夫です。
またポストイットに書くときは、ボールペンでなく、かならず太めのマジックをおススメします。
ボールペンは張り出すと見えにくいので、全体への共有化が半減しちゃいます。
2.優先順位付け
では大量に出た仕事、ここではどれから倒していくか優先順位を決めていきましょう。
おススメはシンプルに4象限に分ける方法です。
ただ重要なのは軸。
一体何にすべきなのでしょうか。
やっぱりよくある
緊急緊急でない、重要重要でない？
それとも
売上の大小？
いや、工数大小か、もしくは実現可能性か。
いろんな軸があると思います。
私のオススメは、ここでもメンバーとまず軸のブレストをしてみてください。
同じくポストイットで。
仕事棚卸しほど出ないと思いますが、人によって意外に違ったりします。
みんなで話し合って、今回の目的やチーム事情など鑑みて、オリジナルの4象限を決めましょう。
4象限ができたら、先ほどの仕事を当てはめていきます。
ざっくり分けられればいいので、感覚的でokです。
3.解決策のディスカッション
さてここまできたらあとは、倒すべき業務の象限を決めて、優先度が高いものからみんなで話し合いましょう。
例えば、工数と売上貢献度という軸の場合、「工数大」でかつ「売上貢献度低」のような仕事から倒していきます。
解決方法のディスカッションとしては
・そもそもやるべきか、なんのためにやっているのか
・自分たちがすべきか、他にお願いすることができないか
・システムなどツールでの解決はできないか
・お金で解決できないか
などの視点があると前向きに進むかと思います。
またこの時に重要なのが
・今いるこのメンバーで解決できることか、それとも上司や他部署や他社などに相談しないと解決できないことか
です。
解決策が全て後者だった場合は心配です。
問題が大きいのか、もしくはディスカッションが他責化の方にいっているかです。
極力自分たちで解決できる方法を考えましょう。
また上司や他人をあてにする解決策の場合は、せめてその場でその人に電話や連絡、もしくはtodoとしてメモしておいて、必ずアクションすることを心がけましょう。
当たり前ですが棚卸しして優先順位付けしても解決策が実行されないと価値は0なので一番意識すべきところです。
そんな感じで、ルーチン業務を圧縮してコアな仕事楽しい仕事を全力を注ぎましょう。
私が作ったオリジナル資料のキャプチャを下記で共有しておきますのでご参考に。
