日々のルーチンで業務改善

パートナー営業は回りだすと、結構忙殺されて、クリエィティブな仕事に時間を割くことを忘れがちです。
流されると終わりなのでお気をつけを！

ここでは、パートナー営業ノウハウとしてはあまり関係ありませんが、過去にいろんな先輩から教えてもらった
ルーチン化したことでいまだに役立っていることが結構あるので、まとめてご紹介します。

1.毎朝、今日の自分のタスクを確認する

朝会社についたらいきなりタスクを処理したくなります。溜まっている通知やメールの確認と返信、商談の準備など。
ただそれをしちゃうと「いつかやろう」と思っていたタスクが一緒処理されません。
朝一５分だけでも、もしくは出社中の電車ででも見るとすっきり整理されます。

よくビジネス本とかにも書いていますが、意外によいルーチンかなと思っています。

2.定期的にパソコンの大掃除をする

これは意外に効果抜群です。元々パソコンのフォルダなどが汚いタイプだったのですが、
先輩から「定期的にPCの中を整理したほうがいいよ。」と言われて、やるようになりました。
よく部屋が汚いと心も乱れている、と言われますが、仕事も同じ。特にオフィスワーカーは
PCが部屋みたいなもんかと思います。

前のあのファイルどこにダウンロードしたっけ？わからないからまたあいつに言って送ってもらえばいっか。

みたいなことよくありませんか？そんな人にはおすすめです。

最初は月1回ぐらい、慣れてくると四半期に1回、今だと年1回ぐらいのルーチンでやってます。

何をするかというとざっくり下記です。
・フォルダの整理
・ブラウザブックマークの整理
・社内システムの整理
・PCを軽くする（ブラウザのクッキー削除、PCクリーンアップなど）

頭も整理されるので、おすすめです。

3.毎日、レポートラインの人のスケジュールを確認する

これも１年目に先輩に言われたことでいまだにやっています。
こう思うと１年目のときの先輩の言葉は偉大ですね。
会社によりますがサイボウズではスケジュールがフルオープンです。
なので私はレポートラインである、上司、チームメンバー、本部長、副社長、社長の予定を毎日見るようにしてます。

上司系の予定を見ると、相談するのに今日はいつがいいかというのもわかります。

また自己満ですが、なんとなく
今より上の上司からの視点もつくような気がします。

「こんな打ち合わせあるんだ。俺なら何発言するかなぁ」とか妄想したり。

メンバー予定もみることで、気になることあれば声掛けを自発的にできたりします。
ただあんまり見てるのバレると気持ち悪がられるのであくまで知らないふりでの声掛けをおすすめします笑

4.社内作業は時間を図る

私はずっと営業だったので、外出先での業務があっと的に多かったです。
逆に社内に終日という予定になるととたんに眠くなったりと生産性が下がります。

気持ちは入っているのに眠くなる、、、あの現象はなんなんでしょうかね。
そんなときは１タスク毎に想定時間を決めて、ストップウォッチで測ってました。

すると多少のハリはできるのでおすすめです。
でもふと思うと最近はやってません。理由は次です。

5.社内作業は外に出る

社内で集中できないときは外に出るのが渡しの場合は一番です。
もちろん公明正大にスケジュールにも登録して、チームメンバーにも

「集中できないので近くのカフェでやってきます」
と言って実施してます。

サボってるんじゃないか、と思われるリスクもありますが、そんなリスクにビビって生産性下がって成果が悪いと
本末転倒です。社風によると思いますが、いけそうならお薦めです。

6.定期的に個人業務効率化を図る時間を取る

PC掃除のときに一緒にやることが多いですが、個人業務効率化のみに特化した予定を定期的にぜひ。

ただし定期的に入れても、掃除と違って個人業務効率化なんていきなり思いつくはずはありません。

なので日々の業務の中で

「この作業無駄すぎる。。。ただ今日はこれでやるしかない。。」
「webの記事で読んだこのツール便利そうやなぁ」

とか気づいたことを日々どこかに溜め込んでおきます。

それを入れた予定に一気に片付けるといい感じで進みます。

私は例えば、PCを最新版に変える、ショートカットキー設定する、iPhoneで仕事できるようにする、クラウドサービスを利用できるようにする
PPTのテンプレートを設定する、などやったりしたことがあります。

７．速攻で断捨離

パソコンの大掃除に近いですが、デスクの大掃除も大事です。

これも別の先輩から「机汚すぎるやろ。机の乱れは心の乱れやで。」と言われてから改善しました。

ただパソコンと違って机の場合は、掃除したあとは、速攻で断捨離するようにしています。

大事そうな資料など「ロッカーに入れておこう」「机においてまた考えよう」ってよくなりませんか？

ただ結局年末の大掃除で捨てる羽目に。しかも大掃除のときに「懐かしい～」とかなって大掃除の邪魔にもなっちゃいます。
なので私は基本はもらったら速攻で捨てます笑。

ほんとに大事そうなやつはスキャンだけして捨てます。

でも基本はスキャンもなしに捨てます。もし本当に必要になったら、そのタイミングで資料請求しましょう。

ちなみに、同じ考え方で出張メンバーからもらうお土産も、食べ物だった場合はもらったその場で速攻食べます笑
これまたあとで食べようとおいておくとデスクが汚くなる原因になります。もらったらお昼前であろうとすぐ食べます。

そんな感じです。

どちらかというとイノベーションではなく改善アプローチですが、ルーチンや仕組み化の効果も結構大きいと思うのでぜひお試しを！